A gestão eficaz de documentos é um pilar fundamental para o funcionamento organizado e eficiente de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. Por isso, nesse artigo, exploraremos o conceito de documento, os diferentes tipos existentes, a importância de um controle adequado e os principais benefícios que um controle adequado de documentos pode trazer.
O que é um Documento?
Antes de tudo, é essencial compreender o que constitui um documento dentro do contexto empresarial. Documento refere-se a qualquer registro físico ou digital que contenha informações relevantes para as operações de uma organização. Essas informações podem incluir desde, procedimentos operacionais padrão (POP), normas internas ou externas, instruções de trabalho, políticas, manuais, contratos, relatórios, memorandos e até mesmo comunicações internas e externas.
Segundo as normas de gestão mais usadas no mundo, a ISO 9000 e ISO 9001, documento é a informação e o meio no qual ela está contida.
Em resumo, um documento pode ser um procedimento, contrato, certificado de treinamento ou qualificação, desenho técnico, política, formulário, instrução, relatório, etc. Enquanto, o meio pode geralmente ser físico (papel) ou eletrônico, ou até mesmo uma combinação destes.
Tipos de Documentos
Os documentos podem ser classificados em diversas categorias, dependendo de seu propósito e formato, e, alguns deles incluem:
Procedimento operacional padrão (POP);
Instruções de trabalho;
Normas internas ou externas;
Manuais de operação ou instalação;
Especificações técnicas, desenhos;
Planos de controle da qualidade;
Políticas internas;
Certificados ISO 9001, ISO 45001, IATF, etc.);
Documentos legais e regulamentares;
Entre outros.
O que é Controle de Documentos?
Controle de documentos é o processo que envolve a gestão e organização de todos os tipos de documentos dentro de uma organização. Isso inclui documentos como manuais, procedimentos, instruções, contratos, relatórios, notas fiscais, entre outros. O objetivo principal desse processo é assegurar que as informações estejam acessíveis e atualizadas de forma adequada.
Além disso, o planejamento e a implementação de um processo de controle de documentos eficiente é essencial para empresas que desejam obter a certificação ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949, entre outras normas de gestão. Essas normas, estabelecem requisitos específicos para realizar o planejamento e o controle de documentos de forma eficaz, visando garantir sua rastreabilidade e disponibilidade.
Controle de Documentos: Quais documentos controlar?
Não há uma regra geral, assim desse modo, cada organização estabelece o nível e a extensão de controle de documentos necessários em relação aos seus respectivos fornecedores.
Algumas organizações, podem ter mais requisitos do que outras, e, comumente, esta definição pode variar dependendo do tipo, segmento de produto e mercado, ramo de atuação, cultura e porte da organização.
Vantagens da gestão de documentos
De modo geral existem diversas vantagens e benefícios em definir e implementar um bom processo de controle de documentos, e, alguns deles incluem:
Padronização e melhoria do processos;
Melhoria na organização e gestão;
Melhoria na padronização dos processos;
Facilita o acesso rápido e eficiente às informações;
Facilita a colaboração entre equipes;
Facilita a implementação de certificações;
Assegura que a documentação esteja em dia;
Assegura uma melhor gestão do conhecimento;
Entre outros;
Fluxo básico de gestão de documentos
Realizar um diagnóstico inicial para identificar e definir os tipos de documentos que devem ser controlados;
Definir a forma de controle e gestão de cada tipo de documento;
Determinar os requisitos de controle cada tipo de documento;
Implementar um método de controle de documentos;
Acompanhar regulamente a situação dos documentos;
Revisar ou atualizar documentos conforme a necessidade.
Por fim, e não menos importante, a gestão e controle de documentos são elementos essenciais para o sucesso de qualquer negócio. Ao adotar práticas eficientes de gestão de documentos, as empresas não apenas aumentam sua eficiência operacional, mas também garantem uma melhor gestão do conhecimento organizacional, padronização, redução de riscos e desperdícios.
E é assim, desse modo, que implementar e manter um bom processo de gestão e controle de documentos não é apenas uma medida para aumentar a eficiência e produtividade, mas também uma estratégia para impulsionar o crescimento e a sustentabilidade a longo prazo da organização.
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