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Gestão e Controle de Documentos

Atualizado: 27 de jun.

A gestão eficaz de documentos é um pilar fundamental para o funcionamento organizado e eficiente de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. Neste breve artigo, exploraremos o conceito de documento, os diferentes tipos existentes, a importância de um controle adequado e os principais benefícios que essa prática proporciona às organizações.


O que é um Documento?

Antes de tudo, é essencial compreender o que constitui um documento dentro do contexto empresarial. Documento refere-se a qualquer registro físico ou digital que contenha informações relevantes para as operações de uma organização. Essas informações podem incluir desde, procedimentos, normas, instruções de trabalho, políticas, contratos, relatórios, memorandos e até mesmo comunicações internas e externas.


Segundo as normas de gestão mais usadas no mundo, a ISO 9000 e ISO 9001, documento é a informação e o meio no qual ela está contida.


Em resumo, um documento pode ser um procedimento, contrato, certificado de treinamento ou qualificação, desenho técnico, política, formulário, instrução, relatório, etc. Enquanto, o meio pode geralmente ser físico (papel) ou eletrônico, ou até mesmo uma combinação destes.


Tipos de Documentos


Os documentos podem ser classificados em diversas categorias, dependendo de seu propósito e formato, e, alguns deles incluem:


  • Procedimento operacional padrão (POP);

  • Instruções de trabalho;

  • Normas internas ou externas;

  • Manuais de operação ou instalação;

  • Especificações técnicas, desenhos;

  • Planos de controle da qualidade;

  • Políticas internas;

  • Certificados ISO 9001, ISO 45001, IATF, etc.);

  • Documentos legais e regulamentares;

  • Entre outros.


Quais documentos controlar?


Não há uma regra geral, assim desse modo, cada organização estabelece o nível e a extensão de controle de documentos necessários em relação aos seus respectivos fornecedores.


Algumas organizações, podem ter mais requisitos do que outras, e, comumente, esta definição pode variar dependendo do tipo, segmento de produto e mercado, ramo de atuação, cultura e porte da organização.


Vantagens da gestão de documentos


De modo geral existem diversas vantagens e benefícios em definir e implementar um bom processo de controle de documentos, e, alguns deles incluem:


  • Padronização e melhoria do processos;

  • Melhoria na organização e gestão;

  • Melhoria na padronização dos processos;

  • Facilita o acesso rápido e eficiente às informações;

  • Facilita a colaboração entre equipes;

  • Facilita a implementação de certificações;

  • Assegura que a documentação esteja em dia;

  • Assegura uma melhor gestão do conhecimento;

  • Entre outros;


Fluxo básico de gestão de documentos


  • Realizar um diagnóstico inicial para identificar e definir os tipos de documentos que devem ser controlados.


  • Definir a forma de controle e gestão de cada tipo de documento;


  • Determinar os requisitos de controle cada tipo de documento;


  • Implementar um método de controle de documentos;


  • Acompanhar regulamente a situação dos documentos;


  • Revisar ou atualizar documentos conforme a necessidade.


Por fim, e não menos importante, a gestão e controle de documentos são elementos essenciais para o sucesso de qualquer negócio. Ao adotar práticas eficientes de gestão de documentos, as empresas não apenas aumentam sua eficiência operacional, mas também garantem uma melhor gestão do conhecimento organizacional, padronização, redução de riscos e desperdícios.


E é assim desse modo, que implementar e manter um bom processo de gestão e controle de documentos não é apenas uma medida para aumentar a eficiência e produtividade, mas também uma estratégia para impulsionar o crescimento e a sustentabilidade a longo prazo da organização.


Precisando de uma ferramenta para controlar os documentos da sua empresa?


A planilha de Controle de Documentos é uma ferramenta de gestão completa, super prática e eficiente para gerenciar os documentos da sua empresa de forma organizada, estratégica e eficiente. Confira abaixo as principais funcionalidades da planilha:


Etapa de Cadastro Inicial

Comece o uso da planilha pela aba de cadastro. Nesta etapa você fará o cadastro das informações da sua empresa, tais como: o nome das Áreas / Departamentos, tipos de documento, situação dos documentos, meio e os tipos de descarte de acordo com a sua necessidade.


Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel


Controle de Documentos

Depois que concluir a etapa de cadastro você irá registrar, controlar e gerenciar todos os tipos de documentos de sua empresa em um único lugar. Ou seja, nesta etapa, você irá lançar de forma simples e prática todos os documentos que fará o controle.


Planilha Controle de Documentos em Excel
Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard

Check List de Documentos

Para cada documento criado ou revisado, use o Check List para garantir que todas as ações sejam realizadas para retirar de uso documentos obsoletos e prevenir esquecimentos para garantir que todas as ações necessárias sejam realizadas na implementação de um novo documento ou revisão de um documento existente.


Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel

Consulta de Documentos

Nesta aba você poderá realizar a consulta de todas as informações relacionadas a um documento específico. Para isso, basta selecionar o código do documento que deseja fazer a consulta, que as fórmulas automáticas mostrarão todas as demais informações automaticamente.


Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel

Relatório Gerencial de Documentos

Com o relatório pronto de controle de documentos, você terá uma visão holística e intuitiva no gerenciamento dos documentos da sua empresa. Saiba rapidamente a quantidade por cada tipo de documento, a situação dos documentos, quais áreas não estão atualizando os documentos, entre outras informações importantes para melhorar o gerenciamento.


Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel


Dashboard de Controle de Documentos

Além disso, planilha possui 03 Dashboards automáticos, informativos e de fácil entendimento que permitem o acesso a dados precisos e atualizados para a tomada de decisão rápida e segura.


Dashboard de Controle de Documentos 01

Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel

Dashboard de Controle de Documentos 02

Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel
Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel

Dashboard de Controle de Documentos 03

Planilha Controle de Documentos em Excel com Dashboard
Planilha Controle de Documentos em Excel




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