Matriz GUT: O que é, Para que Serve e Como Implantar?
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Atualizado: há 16 horas
Matriz GUT: O que é?
A matriz GUT é uma ferramenta de gestão versátil que pode usada para realizar a priorização de uma ampla variedade de itens como: planos de ação, tarefas, atividades, projetos, problemas e até mesmo riscos e oportunidades. Ao usar a matriz GUT é possível ter uma visão clara, rápida e visual em relação aos itens com maior prioridade e, a partir daí, é possível tomar decisões mais assertivas e eficientes para focar os recursos e esforços nos fatores críticos de sucesso.
O nome matriz GUT é um acrônimo para Gravidade, Urgência e Tendência, que são os três critérios usados para avaliar e classificar problemas, ações, projetos ou atividades conforme sua importância. Ao aplicar a matriz GUT, é possível visualizar quais itens merecem atenção imediata e quais podem ser tratados posteriormente, otimizando assim os recursos e o tempo da equipe.
Por ser uma ferramenta de gestão prática e de fácil utilização, é amplamente utilizada por empresas de todos os portes e segmentos, consultores especialistas e profissionais de todas as áreas. Por exemplo, aqui na Soft Excel nós usamos a matriz GUT para elaborar o planejamento estratégico e também para definir o cronograma de desenvolvimento de novos produtos.
Matriz GUT: Para que Serve?
O principal objetivo da Matriz GUT é garantir a priorização adequada e, ao mesmo tempo, facilitar o processo de tomada de decisão. Ela pode ser utilizada em praticamente qualquer cenário ou ambiente, incluindo, por exemplo:
Planejamento estratégico;
Resolução de problemas;
Gestão e melhoria de processos;
Avaliação de iniciativas ou ideias;
Priorização de projetos e investimentos;
Análise de riscos e oportunidades;
Tomada de decisão em equipe.
Estes são apenas alguns exemplos, e, de forma geral, também é possível aplicar a Matriz GUT em diversos outros contextos, tanto no âmbito pessoal, quanto no profissional ou empresarial.
Matriz GUT: Benefícios
A utilização da Matriz GUT traz diversos benefícios para a gestão, incluindo:
Facilidade de aplicação;
Priorização objetiva e sistemática;
Visão clara das prioridades mais relevantes;
Melhoria no processo de tomada de decisões;
Otimização de recursos e investimentos;
Aumento da produtividade e eficiência;
Melhor utilização do tempo e recursos;
Melhoria na gestão do tempo;
Decisões mais eficientes com base em dados.
O que é a planilha Matriz GUT em Excel?
A planilha Matriz GUT é uma planilha pronta em excel desenvolvida pela equipe de especialistas da Soft Excel planilhas profissionais, com o objetivo de facilitar o dia a dia de empresas e profissionais de diversas áreas. Com a nossa planilha matriz GUT em excel, é possível realizar a priorização de uma forma mais estratégica, organizada e eficiente.
A nossa planilha matriz GUT em excel possui diversas funcionalidades, incluindo, por exemplo, uma primeira etapa onde você consegue realizar a priorização dos itens, uma segunda etapa onde você pode elaborar o plano de ação, além disso, ela também possui diversos relatórios e dashboards prontos permitindo que você consiga acompanhar e gerenciar com mais rapidez e facilidade.
Implantando a planilha Matriz GUT em Excel
Agora que já compreendemos a importância e os principais benefícios da Matriz GUT, vamos ver o passo a passo de sua aplicação, para que você entenda um pouco mais sobre o seu funcionamento e como implementá-la na sua rotina ou empresa.
Passo 1 – Cadastro Inicial
Essa é a primeira aba da planilha, nela você vai fazer o cadastro inicial preenchendo o nome das áreas e setores da sua empresa. Após cadastrar as áreas e setores, a planilha está pronta para começar a próxima etapa.
Passo 2 – Matriz GUT - Priorização
Nessa segunda aba da planilha, você vai preencher as informações relacionadas aos itens que irá fazer a avaliação e priorização. Após concluir o registro de todos os itens, faça a classificação de cada um deles de acordo com os níveis de Gravidade, Urgência e Tendência.
A partir da classificação de Gravidade, Urgência e Tendência que você fez para cada item, a planilha vai gerar automaticamente a pontuação com o nível de prioridade e ordem de prioridade de cada item.
Ao analisar o nível de prioridade, lembre-se de que quanto maior for a pontuação, maior será a prioridade do item. Por outro lado, na ordem de prioridade, quanto menor for o número, maior será a prioridade.
Passo 3 – Plano de Ação
Nessa aba, você vai registrar as ações, tarefas ou atividades a serem adicionadas no plano de ação e fazer o acompanhamento dos prazos e status de cada uma delas. Lembre-se de manter as ações do plano sempre atualizadas, isso é especialmente importante para que o plano de ação sempre reflita com precisão a situação mais atual.
Passo 4 – Relatórios de Gestão
A planilha possui dois relatórios de gestão prontos, neles, você não precisa fazer o preenchimento de dados, pois eles são totalmente automáticos. Nesta etapa, você irá fazer o acompanhamento dos indicadores e monitorar a evolução do plano de ação.
Passo 5 – Dashboards Prontos
A planilha possui dois Dashboards de gestão prontos, neles, você não precisa fazer o preenchimento de dados, pois os Dashboards prontos são automáticos. Nesta etapa, você consegue visualizar os resultados de forma fácil e rápida e fazer o acompanhamento dos principais indicadores.
Matriz GUT: Dicas Práticas
Crie uma rotina regular para acompanhar os indicadores;
Avalie cada item antes de fazer a classificação e priorização;
Elabore o plano de ação com base nos itens mais críticos;
Mantenha o plano de ação sempre atualizado;
Ajuste o plano de ação sempre que for necessário;
Tenha um processo para reconhecer os esforços e as conquistas;
Mantenha um processo de comunicação claro e efetivo.
Dica profissional: Em planos de ação que envolvem diversas áreas e pessoas, estabelecer um bom processo de comunicação é especialmente importante para engajar todos os colaboradores e criar sinergia para garantir que todos estejam alinhados em torno dos mesmos objetivos.
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Conclusão
Sabemos que o dia a dia de profissionais de diversas áreas não é fácil, e foi pensando em você que desenvolvemos a planilha Matriz GUT. Quando o assunto é gestão, o tempo é algo essencial e é necessário descomplicar para conseguir gerenciar de uma maneira mais simples e prática. Com a nossa planilha Matriz GUT você consegue ter uma visão clara sobre as prioridades e, a partir daí, possa focar no que realmente importa.
Precisa de mais informações sobre a Planilha Matriz GUT? Entre em contato com a nossa Central de Atendimento no e-mail contato@softexcelplanilhas.com ou no formulário de contato, nossa esquipe está disponível para ajudar.
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